PDF/A

PDF/A ist die Bezeichnung für die ISO-Norm 19005 und definiert ein Standard-Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Die Norm legt fest welche PDF-Funktionen enthalten sein müssen bzw. welche nicht verwendet werden dürfen um Dokumente langfristig zu archivieren.

VIDEO: Produktbeispiel – FileConverterPro

 

Langzeitarchivierung

PDF/A garantiert die sichere Reproduktion von Dokumenten über technologisch nicht vorhersehbare Zeiträume.

Umweltfreundlich

PDF/A als elektronisches Pendant zum Papier ermöglicht schnelle und papierlose Prozesse.

Homogenes Archiv

PDF/A ermöglicht Synchronisierung von elektronischen und gescannten Dokumenten und vereinfacht die Komplexität.

Konformität ist prüfbar

PDF/A Dokumente sind technisch richtig und Validierer bieten die Möglichkeit der Überprüfung

ISO-Standard

ISO 19005 (PDF/A) ist ein weltweiter und veröffentlichter Standard für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten.

Revisionssicherheit

PDF/A bildet ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.

Vorteile von PDF/A

Volltext-Suche

PDF/A speichert Objekte wie Textzeichen und Graphiken. Damit kann der volle Text im ganzen Archiv effizient durchsucht werden. Ein TIFF-Dokument ist ein Rasterbild und muss daher zuerst mittels OCR (Optical Character Recognition) gescannt werden.

Metadaten

Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Thema, Schlüsselwörter usw. können als Bestandteil einer PDF/A-Datei gespeichert werden. Anhand der XMP Metadaten können PDF-Dateien automatisch ohne manuelle Intervention klassifiziert werden.

Optimierung

PDF/A-Format ist optimierbar. Je nach Verwendungszweck kann die Priorität auf Bildqualität (z.B. Schecks) oder Extraktion von strukturierten Daten (z.B. Buchungsbelege) liegen. TIFF macht hier keine Unterschiede.

Dateigrösse

PDF/A-Dateien benötigen nur einen Bruchteil des Speicherplatzes der Originaldatei- oder einer vergleichbaren TIFF-Datei, ohne an Qualität zu verlieren. Der geringere Speicherplatzbedarf wirkt sich vor allem auch bei der elektronischen Übermittlung (FTP, Anlage zum E-Mail usw.) der Dokumente aus.

PDF/A Competence Center

ein Zusammenschluss weltweit führender Unternehmen und Fachleute im Bereich PDF-Technologie. Der Zweck des PDF/A Competence Center ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A.
Die PDF Association wurde 2006 als PDF/A Competence Center gegründet. Ihr Ziel ist die Einführung und Umsetzung internationaler Standards für die PDF-Technologie.

XKEY im PDF/A Competence Center

Die PDF/A Standards im Überblick

  • Die Bundeskammer der Architekten und Ingenieurkonsulenten (bAIK) in Österreich verlangt für öffentliche, elektronische Urkunden die Einhaltung des Standards PDF/A-1b. Der bAIK PDFA Drucker (inkl. EasyMerge) wurde als Generallizenz von der bAIK erworben und wird allen berechtigten Ziviltechnikern kostenlos zur Verfügung gestellt.

    bAIK PDFA Drucker (Arch_Ing)
  • „Als Dokumentenmanagement Softwarehersteller hat Zeit einen besonderen Stellenwert. Denn unsere Kunden wollen archivierte Dokumente und Belege auch nach über 10 Jahren verlässlich am Bildschirm anzeigen und drucken können. Deshalb bauen wir zur rechtskonformen Langzeitarchivierung und Output Management Softwareprodukte von X KEY in unsere DMS Lösungen ein. Verlässliche Produkte von einem kompetenten Partner. So geht erfolgreiches Business!“

    H&S Heilig und Schubert Software AG

PDF/A Produkte

eDocPrintPro PDF/A

PDF/A Drucker

Erzeugt PDF/A-1b, -2b bzw. -3b ISO konforme PDF Dokumente über einen Druckvorgang.

FileConverterPro

PDF(/A) Converter Service

Konvertierung nach PDF, PDF/A inkl. OCR über Web-Service Schnittstelle.

eDocPrintPro ZUGFeRD

PDF/A-3 Drucker

Für elektronische Rechnungen. Strukturierte Daten als eingebettetes XML.

EMailArchiver

Outlook 2010/2013 Plug-In

E-Mail Nachrichten mit Anhängen nach PDF bzw. PDF/A konvertieren.

AutoOCR

Intelligente PDF OCR Verarbeitung

OCR Prozessor – erzeugt durchsuchbare PDF und PDF/A Dokumente

PDFMerge

PDF-Gesamtdokumente

Komplexe Gesamt-Dokumente aus unterschiedlichsten Original-Dokumenten.

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