Allgemeine Fragen zu PDF/A

(Quelle: callas software)

 

Wozu benötigt man PDF/A?

Der PDF/A-Standard für die Langzeitarchivierung wurde von der ISO (Internationale Organisation für Normung) im Herbst 2005 verabschiedet. Ziel des PDF/A-Standards ist, dass PDF-Dokumente erstellt werden können, deren visuelles Erscheinungsbild auch nach Jahrzehnten erhalten bleibt. Er ist konzipiert für Anwender, die sicher sein wollen, dass ihre Dokumente - etwa Verträge, Rechnungen oder technische Dokumentationen - auch in zehn, fünfzig oder einhundert Jahren einseh- und nutzbar sind.

Das der Erfinder des PDF-Formates, Adobe Systems, sein Format offengelegt hat, bedeutet für Anwender wie für Entwickler die Gewissheit, dass auch in Jahrzehnten Programme zur Generierung und Anzeige von PDF verfügbar sind. Aber nur mit PDF/A gibt es eine Garantie, dass man bei den Dokumenten genau den gleichen Inhalt im Zugriff hat, wie zum Zeitpunkt der Erstellung der PDF-Datei.

 

Was unterscheidet PDF/A vom “normalen” PDF?

Ausgehend von PDF-Version 1.4 (entspricht Acrobat 5) enthält der PDF/A-Standard eine Reihe von Mindestanforderungen und Einschränkungen, die eine stets eindeutige Wiedergabe von PDF-Dokumenten sicherstellen.

 

Es gibt zwei verschiedene Ausprägungen von PDF/A. Worin unterscheiden sie sich?

Der PDF/A-Standard kennt PDF/A-1a und PDF/A-1b. PDF/A-1b (“basic”) adressiert die Integrität der visuellen Darstellung. PDF/A-1a (“accessible”) fordert zusätzlich die Auszeichnung der Inhalte eines PDF-Dokuments, so dass dessen logische Struktur (“tagged PDF”) erkennbar bleibt, sowie ausreichende Zeichensatzinformationen, damit sämtlicher Text als Unicode interpretiert werden kann - eine wichtige Voraussetzung für das Durchsuchen oder Extrahieren von Text in PDF und die barrierefreie Nutzung.  

 

Was sind die wichtigsten Regeln für PDF/A?

 

  • dynamische Objekte nicht zulässig
  • keine externen Bezüge oder Abhängigkeiten
  • keine Dateien einbetten (wie z.B. Word-Dateien)
  • kein Einbetten von Audio und Video
  • Schriften immer einbetten; sie müssen dabei alle verwendeten Buchstaben (Glyphen) enthalten
  • Farbe eindeutig angeben
  • Formulare, Kommentare, Notizen sind nur beschränkt zulässig; sie müssen sich in Bildschirmansicht und Ausdruck gleich verhalten
  • Kompression: keine Verwendung von LZW oder JPEG2000
  • keine transparenten Objekte
  • keine Verwendung von Funktionen, die in PDF 1.4 nicht definiert sind (z.B. Ebenen, 3D-Modelle)
  • keine proprietären Erweiterungen von PDF
  • Metadaten müssen in sich stimmig sein
  • PDF/A-Eintrag muss in Metadaten enthalten sein

 

 

PDF/A Basiswissen

PDF/A Dokumente bilden in Verbindung mit elektronischen Signaturen die Basis für die Fähigkeit zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente.