Allgemeine Fragen zu PDF/A

(Quelle: PDFA Competence Center)

Braucht man mit PDF/A keine Papierausdrucke mehr?
Das ist die Idee hinter dem Ganzen. Digitale Dokumente bleiben digital und der Anwender erhält sich so eine Reihe von Zusatzfunktionen, etwa das elektronische Suchen in Texten anstatt in Aktenordnern oder Karteikarten suchen zu müssen.

Bisher verwenden wir einfach „normales“ PDF, um digitale Dokumente zu archivieren. Reicht dies nicht aus? Warum soll PDF/A besser sein?
PDF/A ist eine Variante von PDF, die einige Risiken, die eine zukünftige eins-zu-eins Darstellung von Inhalten gefährdet, ausschließt. PDF/A sorgt durch die Vermeidung von dynamischen Inhalten dafür, dass heute und in vielen Jahren die Anwender den selben, festgelegten Inhalt zu sehen bekommen. Alles, was die Datei braucht, um Inhalte faksimilegetreu anzuzeigen, ist im PDF/A-Dokument selbst enthalten: Schriften, Farbprofile, Bilder. PDF/A ist ein ISO-Standard. Dadurch ist dafür gesorgt, dass auch kommende Software-Generationen PDF/A-Dokumente öffnen und darstellen können.

Wie ist PDF/A im Vergleich zu ODF (Open Document Format) einzuschätzen?
Beim Open Document Format Format handelt es sich um ein Format für den Office-Einsatz, das auf XML basiert. ODF besitzt einige der guten Eigenschaften, die auch PDF/A auszeichnen: Die Spezifikationen wurden veröffentlicht, es handelt sich um einen internationalen Standard (ISO/IEC 26300:2006). ODF-Dateien sind jedoch nicht eigenständig und ODF hat - derzeit - nicht die Verbreitung wie PDF.

Wie steht es um das Thema PDF und Dateibeschädigung?
PDF ist in diesem Zusammenhang genauso sicher oder unsicher, wie andere Dateiformate. Meist sind eher die verwendeten Datenträger (CD-ROM, Laufwerk) der Grund für unlesbare Dateien und nicht sosehr die genutzten Dateiformate.

Sind PowerPoint-Dateien gute Kandidaten für die Umwandlung nach PDF/A?
Ja. Es können aber vorbereitende Überlegungen notwendig sein. So muss man etwa dafür sorgen, dass gegebenenfalls auch Anmerkungen mit in die PDF/A-Datei übernommen werden.

Kann PDF/A wie TIFF Copyright-Informationen mitspeichern?
Ja. PDF/A bietet die Möglichkeit, ganz unterschiedliche Metadaten (dazu zählt auch das Copyright) in das Dokument zu integrieren. Für die Metadaten wird in PDF/A die Technologie Extensible Metadata Platform – kurz XMP – verwendet, die Metadatenverfahren unterschiedlicher Art vereint.

Macht die kommende Entwicklung bei den PDF/A-Versionen die heutige Herstellung von PDF/A-Dateien obsolet?
Der Standard sieht vor, dass zukünftige PDF-Anzeigeprogramme rückwärtskompatibel sein müssen, so dass sie in der Lage sind, auch früher erstellte PDF/A-Dateien darzustellen.

Wie kann man am besten die Durchsuchbarkeit von PDF/A-Dateien gewährleisten?
Wenn man eine PDF/A-Datei aus einem digitalen Textdokument herstellt, wird die Durchsuchbarkeit automatisch hergestellt. In der Regel muss man sich keine Gedanken um die Durchsuchbarkeit von PDF/A machen es sei denn, die PDF/A-Datei wird aus einem eingescannten Papierdokument hergestellt. Aber auch dann sind (per OCR) gute Ergebnisse möglich. In diesem Fall ist PDF/A-1b aber nicht das strengere PDF/A-1a möglich.

Da PDF/A-1a besonders hohe Anforderungen an die verwendeten Schriften und an die Struktur stellt, ist dieser Konformitätslevel für die exakte Durchsuchbarkeit und die problemlose Wiederverwendung von Inhalten der PDF/A-1b-Variante vorzuziehen. PDF/A-1b ermöglicht zwar auch Textsuche, kann aber unter Umständen nicht alle möglichen Treffer finden, etwa wenn Probleme mit Zeichenkodierungen gibt.

Wie sieht es mit dem Thema (Hypertext-)Links in PDF/A aus?
Es sollte in PDF/A sichergestellt sein, dass die verwendeten Links im Dokument lesbar sind, auch wenn sie nicht mehr zu einem aktiven Ziel führen.

Wie steht es mit „gemischten“ Objekten in PDF, etwa Text, Audio und Video. Können diese in Form von PDF/A gesichert werden?
Solche PDF-Dateien können nicht in PDF/A-konforme Dokumente gewandelt werden. PDF/A zielt auf eine exakte Reproduzierbarkeit ab, was bei eingebetteten Objekten wie Sound oder Movie nicht gegeben ist, da sie meist einen bestimmten, externen Player (oft sogar in einer bestimmten Version) voraussetzten. Ob dieses Abspielprogramm auch in Zukunft verfügbar ist, ist fraglich.

Wie ist es um den Speicherbedarf bestellt? Sind PDF/A-Dokumente viel größer als herkömmliche PDFs?
Eine PDF/A-Datei wird gegebenenfalls geringfügig größer sein, als das Ausgangs-PDF, aus dem es erzeugt wurde (vorausgesetzt, es werden keine unterschiedlichen Auflösungen und Kompressionen verwendet). Schriften sind bei PDF/A eingebettet (das ist auch in „normalen“ PDFs oft der Fall), und in den Metadaten werden mehr Informationen untergebracht. Bestimmte Farbprofile können unter Umständen zu einem merklichen Dateigößenzuwachs führen, das hängt sehr vom Einzelfall ab.

Ist PDF/A für den CAD-Bereich geeignet?
CAD (digitale, technische Zeichnungen) werden über eine Reihe von Software-Lösungen erstellt, die jeweils proprietäre Dateiformate verwenden. Daher ist die langfristige Aufbewahrung solcher Pläne in digitaler Form oft problematisch. Ein möglicher Weg ist der PDF/E-Standard (E steht für „Engeneering“). Für viele CAD-Zeichnungen ist jedoch auch PDF/A geeignet, es sei denn, sie beinhalten 3D-Objekte oder PDF-Layer.

Sind Kompressionen in PDF/A zulässig?
Ja. Die Dateikompression ZIP ist erlaubt, Bilder lassen sich per JPEG komprimieren. Die LZW-Kompression hingegen ist untersagt.

Ist die Verschlüsselung von PDF-Dateien in PDF/A erlaubt?
Verschlüsselungen der Datei sind nicht erlaubt. Wenn zum Beispiel ein Dokument ein Passwort für das Öffnen benötigt, ist man davon abhängig, dass immer eine Person oder ein digitaler Schlüssel bei der Hand ist. Die Inhalte müssen aber jederzeit zugänglich sein, daher sind aktivierte Sicherheitseinstellungen an der PDF-Datei unzulässig. Ein gangbarer Weg für sensible Daten besteht darin, dass vertrauliche Inhalte in PDF/A-Dateien archiviert und diese dann auf einem passwortgesicherten Volume oder Speicherträger gelagert werden.

Verlieren PDF-Dateien aus Acrobat 8/9/X, die als 1.7 abgespeichert sind, Eigenschaften, wenn sie nach PDF/A konvertiert werden?
Das kann durchaus sein. PDF/A baisert auf PDF 1.4. Wenn die entsprechende PDF-Datei Funktionen verwendet, die mit PDF 1.5, 1.6 oder 1.7 eingeführt wurden, so gehen diese bei der Umwandlung nach PDF/A verloren.

Können eigentlich Lesezeichen in PDF zu einem Problem für PDF/A werden?
Nein. Lesezeichen sind in PDF/A zulässig.

Können PDF/A-Dokumente auch barrierefrei sein? Wir wollen Dokumente bereitstellen, die auch von Screenreadern gelesen werden können.
Barrierefreiheit und PDF/A lassen sich bestens vereinbaren. Da sowohl PDF/A-1a als auch „zugängliches PDF“ besondere Anforderungen an die Struktur und an die verwendeten Schriften stellen, ist es problemlos machbar, barrierefreie PDF-Dateien zu generieren, die zudem PDF/A-konform sind.

Können in PDF/A Anmerkungen und Notizen vorkommen?
Die meisten Kommentare (Anmerkungen und Notizen) sind erlaubt. Es gibt hier jedoch bestimmte Anforderungen, etwa dass diese Kommentare nicht unsichtbar sein dürfen, oder dass sie nicht vom Typ Sound oder Dateianhang sein dürfen. Auch sind nach PDF 1.4 (darauf basiert PDF/A-1) Kommentartypen hinzugekommen, die nicht erlaubt sind, etwa das Polygon-Werkzeug.